Ultra Productive

1. Schieben Sie kein Problem auf

Wenn ein Anruf kommt oder eine Email, dann gibt es drei Möglichkeiten: Erledigen, delegieren oder löschen. In jedem Fall ist das Problem damit gelöst. Die vierte Alternative, sich später darum zu kümmern, ist keine Option, sondern nur Zeitverschwendung

2. Bereiten Sie den nächsten Tag schon am Abend vor

Die letzten Minuten eines Arbeitstages sollten der Vorbereitung auf den nächsten gewidmet werden. Das hat zwei Vorteile: Erstens schließen Sie damit mit der Arbeit des Tages auch mental ab und können am kommenden Tag gleich produktiv starten.

3. Essen Sie Frösche

"Einen Frosch essen" ist eine US-amerikanische Ausdrucksweise dafür, die unangenehmste Aufgabe als erstes zu erledigen. Wenn der Mist von der To-Do-Liste verschwunden ist, bleibt dann noch genug Zeit für die spaßigen, kreativen Aufgaben.

4. Schätzen Sie "dringende Aufgaben" richtig ein

Während Sie an einer längeren Aufgabe sitzen, kommt immer wieder "dringendes", was sofort erledigt werden soll. Meist sind das Kleinigkeiten, die Sie nur unnötig aufhalten. Lernen Sie, diese "Dringlichkeiten" schnell richtig einzuschätzen. Alles, was nicht wirklich  dringend ist oder zwingend von Ihnen selbst erledigt werden muss, sollten Sie an andere weitergeben.

5. Verschwenden Sie keine Zeit bei Meetings

Der größte Zeitfresser im Büro sind Meetings. Traditionell sind sie ein bisschen wie die Deutsche Bahn oder Konzerte - sie beginnen und enden nie wie vorher geplant. Ultra-produktive Menschen verschwenden damit keine Zeit. Sie erscheinen pünktlich zum Meeting und verschwinden, sobald die eingeplante Zeit abgelaufen ist. Wenn Sie das schon zu Beginn klar stellen, arbeiten im besten Fall auch alle anderen fokussierter.

6. Sagen sie "nein!"

"Herr Müller, könnten Sie noch dies hier übernehmen?" Wer diese Frage immer mit "Ich glaube nicht" oder "Ich bin nicht sicher" oder schlimmstenfalls mit "Ja" beantwortet, der wird auf Dauer ein Problem haben, denn auf ihn werden dann alle neuen Aufgaben abgewälzt. Sagen Sie deswegen öfter einmal "Nein", wenn Arbeit naht. Wissenschaftler der University of California haben zudem nachgewiesen, dass Ja-Sager häufiger an Burnout und Depressionen leiden. Seien Sie also auch nett zu sich selbst.

7. Checken Sie Emails nur zu bestimmten Uhrzeiten

Während ich diesen Artikel schreibe, kommen etwa vier bis fünf Emails in meinem Postfach an. Wenn ich dafür jedes Mal den Schreibprozess unterbreche und die Email lese, dann würden Sie diesen Artikel wohl erst nächste Woche lesen können.

Also: Checken Sie ihre Email erst, wenn Sie eine Aufgabe erledigt haben - oder setzen Sie sich bestimmte Zeitpunkt zu denen Sie in Ihr Postfach gucken. Damit keine wichtige Mail vom Chef untergeht, können Sie bestimmte Absender in Ihrem Mailprogramm priorisieren - dann erhalten Sie trotzdem eine Benachrichtigung.

8. Vergessen Sie Multitasking

Okay, machen wir es kurz und schmerzlos: Sie können nicht multitasken. Versuchen Sie es erst gar nicht.

Oder wissenschaftlich argumentiert: Forscher der Stanford University haben nachgewiesen, dass es unproduktiver ist, Aufgaben parallel zu erledigen als nacheinander.

Ach, Sie haben aber eine spezielle Begabung zum Multitasking? Auch das haben die Forscher untersucht. Ergebnis: Wer glaubt, ein guter Multitasker zu sein, ist sogar noch unproduktiver als diejenigen, die sich dafür nicht für talentiert halten.

9.  Schotten Sie sich ab

Sie haben eine wichtige Aufgabe, die Sie ungestört erledigen wollen? Dann isolieren Sie sich, wo und wie auch immer. Geben Sie nur einer Vertrauensperson eine Nummer, unter der Sie erreichbar sind und lassen Sie diesen als Filter fungieren, so dass Sie nur die wirklich wichtigen Informationen erreichen

10. Delegieren Sie

Wir haben das jetzt schon zweimal geraten, aber noch einmal in aller Deutlichkeit: Selbst wenn Sie die schlaueste und talentierteste Person in Ihrem Unternehmen sind, können Sie nicht alles selbst erledigen. Geben Sie überzählige Aufgaben ab.

11. Lassen Sie Technologie für sich arbeiten

Es gibt heutzutage für alles eine App. Und jede davon versorgt Sie mit tausenden Status-Updates, sie können Stunden damit verbringen. Und das werden Sie auch, wenn Sie Ihr Smartphone so eingestellt haben, dass es gegen Sie arbeitet.

Stattdessen sollten Sie jede für die Arbeit relevante App so konfigurieren, dass sie FÜR SIE arbeitet: Das Email-Programm soll sich nur bei wichtigen Mails etwa vom Chef melden (oder zumindest alle Mails gleich nach Wichtigkeit sortieren), Facebook und Twitter nur die Updates liefern, die Sie brauchen (und keine Katzenvideos oder Mittagessens-Bilder) und so weiter.

Welche Apps überhaupt relevant sind, hängt natürlich auch von Ihrem Beruf ab - aber je weniger Zeit Sie selbst nach Informationen suchen müssen, desto mehr haben Sie für die wirklich wichtigen Aufgaben - und desto produktiver arbeiten Sie.