Kick-off Meeting vorbereiten

1. Begrüßung und Einstieg durch den Projektleiter

Gastgeber des Kick-off-Meetings sind Sie als Projektleiter. Sie begrüßen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Stakeholder persönlich und demonstrieren so, wer Herr im Haus ist. Damit senden Sie auch wichtige Signale an Ihren Auftraggeber, denn der nimmt Sie als Führungskraft wahr.

Beginnen Sie das Kick-off-Meeting mit einleitenden Worten und gehen Sie davon aus, dass Ihr Auditorium nicht sofort Ihren Gedanken folgen wird. Zunächst liegt dessen Aufmerksamkeit bei Ihrer äußeren Erscheinung. Während der ersten Sätze Ihrer Rede nimmt das Publikum Ihre Gesten und Mimik wahr. Möglicherweise taxiert es Ihre Kleidung und forscht, was Sie wohl für ein Mensch sind. Lassen Sie deshalb Jeans und T-Shirt zu Hause und tragen Sie an diesem besonderen Tag Anzug und Krawatte.

Starten Sie Ihre Rede mit einer kleinen Szene, die Sie bei den Vorbereitungen des Kick-off-Meetings erlebt haben. Oder mit einer Begebenheit während Ihrer Anreise, wenn es inhaltlich passt. Kurzum: In den ersten ein bis zwei Minuten ist Smalltalk angesagt.

2. Agenda vorstellen

Wenn Sie die volle Aufmerksamkeit Ihres Teams haben, stellen Sie die Agenda vor:

Begrüßung durch den Projektleiter
Keynote des Auftraggebers
Informationen zu Inhalt, Zeit, Geld, Risiko und Qualität
Modell der Zusammenarbeit
Vorstellung der Teilprojekte
Nächste Schritte
Offene Diskussion mit Fragen und Antworten

Wenn es keine Rückfragen zum Ablauf gibt, übergeben Sie das Wort an den Auftraggeber des Projekts oder an ein Mitglied der Geschäftsleitung.

3. Einleitende Rede des Auftraggebers des Projekts

Wenn Ihnen als Projektleiter alle wichtigen Informationen zum Projekt vorliegen und Sie alle Zahlen, Daten und Fakten optimistisch stimmen, können Sie Ihren Auftraggeber bitten, eine einleitende Rede für das Kick-off-Meeting vorzubereiten. Der Schwerpunkt der Ansprache sollte das Einschwören des Projektteams auf das in weiter Ferne liegende Ziel sein. Die Worte des Auftraggebers sollten beim Team das Feuer für das Projekt entfachen und es motivieren, mit ganzer Kraft dabei zu sein.

Deshalb konzentriert sich der Auftraggeber auf die Kernbotschaft: Was ist die Mission des Projektes? Wie setzt sich das große Bild zusammen? Der Auftraggeber erklärt Hintergründe, wo sich das Projekt in der Unternehmensstrategie wiederfindet.

Neben der strategischen Einordnung fokussiert er seine Rede auf Emotionen, indem er den Zuhörern das Gefühl vermittelt, an einem besonderen und einmaligen Vorhaben mitwirken zu dürfen. Seine Keynote schwebt über den Details. Er greift übergeordnete Themen auf, wie persönliches Engagement, Optimismus und den Zusammenhalt des Teams. Er entfacht den Eifer, mit Kraft und Zuversicht loszulegen, und appelliert, während (unvermeidlicher) Durststrecken nicht hinzuschmeißen. Kurz gesagt: Er motiviert und signalisiert Wertschätzung. „Das Projekt ist mir wichtig. Ihr seid mir wichtig, und ich besitze vollstes Vertrauen in das Können meines Projektleiters.“

4. Mitglieder des Projektteams einbinden

Beim Kick-off-Meeting erwartet das Team von Ihnen konkrete Projektinformationen. Präsentieren Sie Zahlen, Daten und Fakten, doch vermeiden Sie eine kalte und unpersönliche Sprache aus der Prozess- und Technikwelt. Sprechen Sie stattdessen bildhaft. Flechten Sie kurze Geschichten ein, doch driften Sie nicht ab. Zeigen Sie zum Beispiel ein Video über einen Boxenstopp bei der Formel Eins, wenn Sie über Teamwork sprechen.

Demonstrieren Sie von Anfang an konstruktives Zusammenarbeiten. Bitten Sie Mitglieder Ihres Kernteams nacheinander auf die Bühne, damit diese ihre Teilprojekte präsentieren. Benennen Sie einen Risikomanager, der über seine erste Risikoschätzung berichtet. Stellen Sie das fachliche Know-how des Einzelnen heraus und begründen sie, warum Sie diesen oder jenen Kollegen für das Projekt ausgewählt haben – ehrlich, überzeugend und ohne zu ertreiben.

5. Inhalte des Kick-off-Meetings

Im Kick-off-Meeting werden die Teammitglieder auf das Projekt eingestimmt. Damit die Teammitglieder das Gefühl haben, gut informiert zu sein, sollten Sie die folgenden Punkte ansprechen.

Projektinhalt

Dreh- und Angelpunkt jedes Projekts ist der Inhalt. Spezifizieren Sie, was zu Ihrem Auftrag gehört und was nicht.

Organisation

Wer gehört zum Team? Nennen Sie nur die Namen der Kollegen, von denen Sie eine Zusage zur Projektmitarbeit vom Linienvorgesetzten erhalten haben.

Zeit, Geld, Qualität und Risiko

Informieren Sie über den aktuellen Planungsstand. Skizzieren Sie die nächsten Schritte für das gesamte Team.

Berichtswesen

Welche Berichte müssen im Projekt erstellt werden? Wer sind die Empfänger?

Vorgehensmodell

Soll es sich um ein traditionelles oder agiles Vorgehen handeln?

Restriktionen

Gibt es gesetzliche Auflagen, die das Projekt einschränken? Welche Schnittstellen müssen bedient werden? Welche Abhängigkeiten zu anderen Projekten gilt es zu beachten?

Anreizsysteme

Vielleicht ist es Ihnen möglich, ein Belohnungssystem zu etablieren? Sorgen Sie dafür, dass besonders motivierte und fähige Mitarbeiter verantwortungsvolle Aufgaben erhalten.

Wettbewerb ausloben

Möglicherweise könnten Sie einen Wettbewerb ausloben. Wer entwirft das attraktivste Projekt-Logo? Wer kreiert den besten Projekt-Slogan?

5. Zum Schluss eine Frage-Antwort-Runde

Planen Sie zum Schluss der Veranstaltung eine Frage-Antwort-Runde ein. Doch klären Sie strittige Themen – soweit wie möglich – im Vorfeld. Nichts ist schädlicher für das Projekt als eine negative öffentliche Diskussion.

In einer klassischen Fragerunde erwarten Sie Fragen rund um Ressourcen, wie Zeit und Geld. Damit wollen die Fragesteller erfahren, wie die Projektleitung bei einem Terminverzug agiert. Oder wenn zusätzliche Kosten entstehen, beispielsweise durch Sprachkurse in internationalen Projekten. Hier hilft ein Hinweis auf den Projektstrukturplan. Motivieren Sie Ihr Team, diesen Plan so detailliert wie möglich zu entwickeln. Er liefert die Basis für Kosten und Zeitpläne und zeigt Ihnen, was wirklich wichtig im Projekt ist und was nicht. Oft wird gefragt, wer für was verantwortlich ist. Legen Sie dafür das Organisations-Chart auf, das Sie mit den Linienvorgesetzten abgestimmt haben.

In dieser frühen Phase des Projekts können Sie allerdings unmöglich sämtliche Fragen zufriedenstellend beantworten. Identifizieren Sie daher im Vorfeld die „weißen Flecken“ auf der Projektlandkarte und kennzeichnen Sie diese als ungeklärte Positionen.

Bieten Sie an, gemeinsam Lösungsoptionen zu entwickeln. Weisen Sie darauf hin, wie wertvoll ein realistisches Risikomanagement ist. Betonen Sie die Wichtigkeit eines Risikoregisters, das alle bekannten Risiken inklusive deren Vermeidungsstrategien enthält. Grundsätzlich gilt: Vermitteln Sie Ihrem Team, dem Auftraggeber und den Stakeholdern, dass Sie alle Fragen ernst nehmen und sich um Antworten kümmern werden.

6. Auf Projektgegner vorbereiten

Möglicherweise gibt es unter den Teilnehmern des Meetings Betroffene, die dem Projekt negativ gegenüberstehen. Jedes Projekt hat seine Gegner, die an seinem Scheitern interessiert sind. Sie zielen darauf ab, schlechte Stimmung zu verbreiten. Sie wollen Mitstreiter gewinnen, um eine Sogwirkung zu entfalten. Das erste offizielle Treffen ist dafür eine ideale Bühne. Projektgegner stellen provokative Fragen mit zerstörerischem Charakter.

Lassen Sie sich als Projektleiter davon nicht überraschen. Eruieren Sie deshalb bereits vor dem Kick-off-Meeting die Einstellungen der einflussreichsten Stakeholder zum Projekt. Sondieren Sie deren Argumente in persönlichen Gesprächen. Bereiten Sie sich dann mit Argumenten, Zahlen, Daten und Fakten auf mögliche Störfeuer im Kick-off-Meeting vor. Bleiben Sie dabei aber stets ruhig und gelassen. Lassen Sie andere ausreden und starten Sie keine persönlichen Angriffe. Informieren Sie Ihren Auftraggeber im Vorfeld des Kick-off-Meetings, ob Sie Gegenwind erwarten und aus welcher Richtung. So können Sie auch im letzten Teil des Kick-off-Meetings brenzlige Situationen entschärfen.